9 Cara Praktis Mengurangi Penggunaan Kertas di Tempat Kerja

Perkembangan zaman dan teknologi memudahkan pekerjaan manusia. Kamu tak perlu repot lagi menggunakan banyak media seperti kertas atau lainnya karena untuk berbagai kebutuhan bisnis, ada cara yang lebih praktis.

Saat ini ada beberapa layanan tanda tangan elektronik baik bisa kamu gunakan secara gratis maupun berbayar. Kamu bisa lebih hemat waktu juga biaya dengan memanfaatkan layanan digital. Bahkan bukan hanya untuk pebisnis saja, usaha rumahan maupun kepentingan pribadi bisa dengan mudah memanfaatkan layanan tersebut.

Ada banyak hal yang perlu diperhatikan oleh seorang pebisnis, pengusaha, maupun karyawannya di dalam lingkungan pekerjaan. Mulai dari ketertiban, kenyaman bagi para pekerja, hingga penggunaan berbagai perlengkapan kerja. Salah satu perlengkapan pekerjaan yang paling penting dan dibutuhkan di semua bidang adalah kertas.

Anda akan membutuhkan banyak kertas untuk membuat berbagai dokumen, laporan, hingga kesepakatan dengan pihak lain. Hal tersebut tentu saja akan cukup menyita biaya atau pengeluaran setiap bulannya. Tak heran bila kini banyak orang yang mulai mengurangi penggunaan kertas di tempat kerja.

Selain bisa menekan biaya pengeluaran setiap bulannya, Anda juga akan membantu mengurangi limbah kertas. Untuk Anda yang sedang berusaha mengurangi penggunaan kertas di tempat kerja atau perusahaan, bisa mencoba sembilan langkah ini.

Banyaknya layanan digital, baik berupa dokumen maupun tanda tangan bisa menjadi cara untuk kamau mengurangi penggunaan kertas.

Anda bisa mengurangi biaya pencetakan, penyimpanan, hingga waktu karena bisa lebih praktis dengan cara digital. Anda bisa mulai beralih ke sistem manajemen dokumen juga penyimpanan awan.

Dengan sistem ini, Anda bisa lebih mudah dan cepat dalam mengakses juga membaginya ke karyawan lain maupun rekan bisnis. Anda juga tak perlu lagi repot membuat salinan dokumen yang memakan waktu dan biaya.

Langkah berikutnya yang bisa Anda coba lakukan adalah menetapkan prosedur atau aturan dalam hal pencetakan dokumen. Anda bisa menerapkan aturan mencetak dua sisi maupun non warna alias hitam putih saja. Dengan demikian biaya pencetakan bisa lebih kecil dan juga mengurangi penggunaan kertas.

Dengan menerapkan hal tersebut, Anda bisa meningkatkan kesadaran akan penggunaan kertas di lingkungan kerja. Selain itu Anda bisa mencoba memberikan alternatif digital, seperti buku catatan digital, tanda tangan elektronik, dan lainnya. Nantinya Anda akan melihat dan merasakan perbedaan yang cukup signifikan dalam penggunaan kertas.

Langkah berikutnya adalah melakukan pemantauan serta evaluasi dalam penggunaan kertas secara rutin. Anda bisa mengetahui apakah karyawan telah menerapkan prosedur yang telah ditetapkan untuk menggunakan kertas selama ini. Anda bisa lebih mudah mengetahui area atau bagian mana saja yang banyak menggunakan kertas.

Dengan melakukan pemantauan dan evaluasi, Anda bisa lebih mudah menentukan langkah selanjutnya. Bisa saja, Anda mulai menerapkan sistem manajemen yang lebih praktis, seperti tanda tangan elektronik dan lainnya.

Saat ini ada banyak layanan penyimpanan digital yang bisa Anda manfaatkan untuk arsip atau dokumen pekerjaan. Kamu bisa menggunakan Google Doc, Trello, Slack ataupun PrivyID untuk manajemen dan tanda tangan elektronik. Layanan digital tersebut akan meminimalkan kebutuhan akan materi cetak.

Nantinya setiap karyawan atau anggota tim bisa lebih mudah berkontribusi dalam berbagai dokumen secara daring atau digital. Tentunya akan lebih mudah menekan pemborosan kertas serta lebih hemat waktu.

Saat ini bukan hanya tanda tangan elektronik saja yang bisa membantu kamu mengurangi penggunaan kertas di tempat kerja. Komunikasi elektronik atau digital selama beberapa tahun terakhir menjadi pilihan banyak kalangan.

Anda bisa mulai membiasakan melakukan konferensi video atau pertemuan secara daring, email, hingga pesan instan. Kamu bisa lebih mudah melakukan pengurangan atau ketergantungan pada catatan cetak, surat, serta dokumen kerja. Bukan itu saja, pertukaran informasi serta koordinasi kerja pun jadi lebih cepat.

Sejak Pandemi melanda banyak negara di dunia, pergeseran dalam hal bekerja di kantor dengan rumah semakin terasa. Kini banyak perusahaan yang memberlakukan kerja jarak jauh atau remote dari rumah. Dengan sistem kerja ini, akan mampu mengurangi penggunaan kertas untuk dicetak secara fisik termasuk tanda tangan elektronik.

And absia memilih melakukan pertemuan atau rapat secara daring, penyimpanan dokumen di layanan awan, formulir digital, dan masih banyak lagi. Karyawan maupun anggota tim juga akan lebih mudah dalam mengatur waktu kerja.

Anda bisa mulai menjelaskan pada karyawan atau anggota tim mengenai kebijakan tanpa kertas dan beralih ke manajemen elektronik. Jelaskan apa saja manfaat dan keuntungan yang bisa didapat dengan melakukan hal tersebut.

Meskipun terlihat mudah dilakukan, akan tetapi Anda tetap harus memberikan pelatihan mengenai sistem yang baru. Pelatihan ini akan memberikan pengetahuan mengenai tanggung jawab serta apa saja yang dibutuhkan untuk menerapkannya.

Langkah terakhir yang perlu Anda lakukan adalah melakukan pengukuran atas keberhasilan dari penerapan tanpa kertas. Anda bisa melakukan survei dan umpan balik dari karyawan atau anggota tim secara rutin. Dengan demikian akan diketahui sejauh mana keberhasilan dari kebijakan tanpa kertas di tempat kerja.

Dengan sembilan cara dalam mengurangi penggunaan kertas di tempat kerja di atas, Anda bisa lebih hemat waktu dan biaya. Mulai saat ini, Anda bisa mencoba langkah-langkah di atas termasuk dengan tanda tangan elektronik. (*)